Herramientas eficaces para ONGs (i)

 Las organizaciones no gubernamentales (ONGs) desempeñan un papel crucial en la lucha contra problemas sociales y ambientales a nivel global. Sin embargo, gestionar las operaciones de una ONG puede ser todo un desafío, especialmente con recursos limitados y la dependencia de voluntarios. Por eso, aquí vamos a facilitarte una serie de herramientas de gestión y comunicación para ONGs que pueden mejorar la productividad, la organización y la participación de los voluntarios.

Esto permite a las ONGs dedicar más tiempo a sus actividades críticas para la misión. En este artículo, vamos a explorar algunas de las herramientas clave que las ONGs deberían considerar para optimizar la gestión y las operaciones de voluntariado.

Herramientas de gestión de proyectos

La gestión eficiente de proyectos diversos en equipos es esencial para las ONGs. Herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana y Basecamp ofrecen plataformas centralizadas para planificar proyectos, asignar tareas, hacer seguimiento del progreso y colaborar. Y para esto, vamos a explicarlas en profundidad:

●       Trello para la agilidad en la planificación. Trello utiliza tableros kanban para una planificación de proyectos flexible. Los equipos pueden desglosar proyectos en tarjetas organizadas en listas y tableros. Con una funcionalidad sencilla de arrastrar y soltar, Trello simplifica la asignación de tareas, establece plazos y marca el estado de finalización. La herramienta fomenta la comunicación y la transparencia entre los stakeholders del proyecto.

●       Asana: ofrece vistas similares de listas y tableros para la gestión de tareas. Los usuarios pueden crear proyectos, agregar miembros del equipo, adjuntar archivos, notas y recordatorios a las tareas. Asana permite hacer seguimiento de múltiples proyectos en un solo lugar con vistas de calendario y línea de tiempo para una visibilidad mejorada.

●       Basecamp: es una plataforma veterana de gestión de proyectos valorada por su simplicidad y facilidad de uso. Proporciona foros de mensajes, chats grupales, herramientas de gestión de tareas, intercambio de archivos y más para una coordinación fluida del equipo. Basecamp ofrece descripciones generales completas de los proyectos y check-ins automáticos para alinear grupos.

Herramientas para la comunicación

Con personal, voluntarios y partes interesadas para involucrar en diferentes ubicaciones, las ONGs necesitan sistemas efectivos de comunicación. Para este tipo de gestiones, te recomendamos las tres siguientes que permiten mensajería instantánea, videoconferencias y colaboración sin problemas.

●       Slack: es una aplicación de chat popular que se integra con múltiples plataformas. Permite a los equipos comunicarse a través de canales, mensajes directos y videollamadas. Notificaciones personalizables, búsqueda exhaustiva e integraciones de terceros hacen de Slack un centro de comunicación versátil para las ONGs.

●       Microsoft Teams: facilita chats grupales, reuniones de video y colaboración en archivos. Proporciona un espacio de trabajo compartido para toda la organización para comunicarse, organizar conferencias y colaborar en documentos. La integración extensa con Microsoft 365 y otras aplicaciones mejora la coordinación.

●       Zoom: esta plataforma se ha convertido en una herramienta esencial para videoconferencias, permitiendo reuniones, seminarios web y mensajería grupal. Las ONGs pueden realizar capacitaciones, presentaciones y talleres utilizando la calidad confiable de video y audio de Zoom. Las salas de grupos, las encuestas y el intercambio de pantalla son características útiles

Plataformas de gestión de relaciones con el cliente (CRM)

Los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) ayudan a las ONGs a gestionar las interacciones con sus seguidores y donantes. CRMs como Salesforce, Zoho e Insightly optimizan la participación de los donantes.

●       Salesforce: ofrece capacidades extensas de CRM y automatización para las ONGs. Desde una base de datos unificada de seguidores hasta herramientas de marketing y reportes personalizados, Salesforce facilita la gestión de donantes a gran escala. También proporciona soluciones dedicadas para organizaciones sin fines de lucro.

●       Zoho CRM: dota a las ONGs con gestión de contactos, marketing por correo electrónico, participación en redes sociales y análisis. Hay planes personalizados para organizaciones sin fines de lucro con capacidades como análisis de recaudación de fondos y herramientas de campañas entre pares.

●       Insightly: agiliza la coordinación de donantes en una interfaz fácil de usar. Sus características clave incluyen la gestión de contactos, el seguimiento de oportunidades, los recordatorios automáticos y los flujos de trabajo. Insightly también permite a las organizaciones sin fines de lucro hacer seguimiento de voluntarios y donaciones.

Plataformas de gestión de voluntarios

Los voluntarios son el corazón de la mayoría de las ONGs. Por eso, se merecen una gestión de su trabajo y tiempo impoluta. Para lograr que el personal que dedica su tiempo de manera voluntaria estén a gusto, te recomendamos estas plataformas con las que podrás organizar a los voluntarios de manera más eficiente.

●       Volgistics: está diseñado específicamente para la gestión de voluntarios. Permite a las ONGs hacer seguimiento de datos de voluntarios, programar asignaciones y coordinar los esfuerzos de voluntariado. Volgistics automatiza los recordatorios y captura la disponibilidad y la información de habilidades de los voluntarios para una coincidencia óptima.

●       Galaxy Digital: permite a las ONGs catalogar perfiles de voluntarios, calificaciones y disponibilidad para asignarlos eficazmente. La programación y los recordatorios automatizados garantizan una administración de voluntarios fluida. Los permisos personalizados también mejoran la experiencia de los voluntarios.

Gestión de contenido en el sitio web

Un sitio web actualizado y fácil de usar es esencial para la divulgación y la participación de una ONG. Los sistemas de gestión de contenido web como WordPress o Wix simplifican la creación de sitios web sin necesidad de programación.

●       WordPress permite a las ONGs lanzar rápidamente sitios web personalizables con complementos y temas adaptados para organizaciones sin fines de lucro. La interfaz de usuario intuitiva de gestión de contenido permite a los usuarios no técnicos actualizar fácilmente las páginas web.

●       Wix también ofrece un creador de sitios web intuitivo de arrastrar y soltar. Plantillas predefinidas para organizaciones sin fines de lucro y complementos de optimización SEO agilizan el desarrollo web. Wix ofrece planes gratuitos limitados y diversas opciones de actualización premium.

Herramientas de Contabilidad

La gestión financiera adecuada y la presentación de informes son funciones esenciales para una ONG. Plataformas de contabilidad como QuickBooks y Sage Intacct dota a las ONGs con herramientas sólidas para la contabilidad y las finanzas.

●       QuickBooks ofrece un software de contabilidad fácil de usar para pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro. Desde la facturación hasta el seguimiento de gastos, QuickBooks ayuda a administrar las finanzas organizacionales y acceder a información clave.

●       Sage Intacct es un sistema de contabilidad en la nube diseñado para ONGs más grandes. Permite informes personalizados, informes de múltiples entidades y contabilidad automática de fondos necesaria para una gestión eficiente de las finanzas sin fines de lucro.

Aumentando el impacto de las ONG en su labor social

Entendemos que gestionar una ONG es una tarea monumental, llena de desafíos. Adoptar el conjunto adecuado de sistemas de software puede ayudar a las ONGs a optimizar sus operaciones. Las herramientas de gestión para ONG facilitan el seguimiento y la coordinación de actividades organizativas complejas con recursos limitados. La administración automatizada de voluntarios permite a las ONGs maximizar la productividad de los voluntarios. Además, gracias a herramientas de comunicación, contabilidad y sitio web, podrás ser más transparente, organizado y comprometido con tu misión.

¡No te preocupes! Sabemos que ningún software puede reemplazar una buena estrategia y ejecución, pero las herramientas de gestión y comunicación para ONGs pueden hacer que tu ONG se centre en crear un cambio significativo de manera eficiente.